Сучасні вимоги.

Сучасні вимоги.

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти такими якостями:

мати професійний імідж;
добре володіти мовою і письмом;
володіти хорошою пам'яттю;
добре орієнтуватися у часі;
тримати в порядку документацію, швидко знаходити

Ставлення до професії секретаря

Ставлення до професії секретаря неоднозначне. Одні сприймають їх як дівчат на побігеньках, інші покладають обов'язки, що йдуть за сферу професійних обов'язків. Однак, на мій погляд, єдино вірним і правильним є ставлення до секретаря, як до помічника керівника. Тому наша подальша розмова будемо будувати виходячи саме з цього визначення.
Зовнішність.
Якщо з діловим виглядом чоловіки все зрозуміло: хороший костюм, свіжа сорочка, відповідний краватку , то, на думку багатьох наших клієнтів, жінки перетворюють офіс в подіум, де демонструються модні туалети, прикраси, принади фігури, але ніяк не професіоналізм. Саме невміння жінки подати себе вигідно і вагомо часто заважає зробити їй відповідну кар'єру. У зв'язку з цим, не завадить дізнатися думку більшості директорів компаній на співробітників жіночої статі: "Офіс - не дискотека, не вар'єте, не місце зустрічі з коханою людиною, тому Ви повинні виглядати не сексуально, а жіночно".
Ідеальний секретар.
Хто б міг подумати, що професія секретаря стане такою популярною і улюбленою, і мало не наймоднішою! Секретар - референт, менеджер офісу, офіс-секретар, помічник керівника - далеко не весь перелік спеціалізацій професії.
Ідеал секретаря всім відомий - довгонога, з ефектною зовнішністю дівчина, бездоганно одягнена. У руках стільниковий телефон. При цьому вона володіє двома-трьома іноземними мовами, на "ти" з комп'ютером і на "Ви" з клієнтами. На практиці таку знайти досить складно, і фірми обмежуються якимось мінімальним набором.
Вимоги до секретарів.
При підборі секретаря керівники зазвичай орієнтуються на професійне знання діловодства, комп'ютера (на рівні користувача), оргтехніки і останнім часом до розряду основних вимог можна додати вільне володіння іноземною мовою. Важливий так само вік. Але ...
Існують і винятки: "Хотілося б, що б у холі клієнтів зустрічала екзотична мулатка. Я думаю, до нас би народ повалив рікою".
Таким чином, побажання настільки різнобічні , що я вирішив скласти гарячу десятку вимог, що пред'являються клієнтами агентства до кандидатів на посаду секретаря-референта.
1. Вільне володіння іноземною мовою.
2. Вища освіта (бажано лінгвістичне)
3. Знання діловодства.
4. Вік (найпопулярніший від 22 до 30).
5. Навички роботи на комп'ютері.

Декілька порад щодо обрання професії

Декілька порад щодо обрання професії

Професія (фах) — відокремлений ("окреслений") у рамках суспільного поділу праці комплекс дій та відповідних знань, що вимагає відповідної освіти чи кваліфікації, які особа може виконувати відносно постійно, та які становлять засоби утримання для неї.

Як вибрати професію? 

Сім кроків до зваженого рішення.
1. Скласти список відповідних професій.
Складіть список професій, які Вам подобаються, цікаві, за якими Ви хотіли б працювати, які Вам підходять.
2. Скласти перелік вимог до професії, що обирається.
Складіть перелік своїх вимог:
професія, що обирається, й майбутній рід занять;
професія, що обирається, й життєві цінності;
професія, що обирається, й життєві цілі;
професія, що обирається, й сьогоденні гарячі проблеми;
професія, що обирається, й реальне працевлаштування;
бажаний рівень професійної підготовки;
професія, що обирається, й мої схильності й здібності;
бажані зміст, характер й умови роботи.
3. Визначити значимість кожної вимоги.
Визначте, наскільки всі перераховані вимоги значимі. Може бути, є менш важливі вимоги, які, за великим рахунком, можна й не враховувати.
4. Оцінити свою відповідність вимогам кожної з підходящих професій.
Крім тих вимог, які є у Вас до професії, існують і вимоги самої професії. Проаналізуйте, чи розвинені у Вас професійні якості, чи відповідають ваші інтелектуальні здібності, психологічні особливості, стан здоров’я вимогам професії.
5. Підрахувати й проаналізувати результати.
Проаналізуйте, яка професія із усього списку більше інших підходить Вам по всіх пунктах.
6. Перевірити результати.
Щоб переконатися в правильності Ваших міркувань, обговоріть своє рішення із друзями, батьками, вчителями, психологом, профконсультантом.
7. Визначити основні практичні кроки до успіху.

Що потрібно врахувати при виборі професії

Корисна річ – тест на профорієнтацію - допоможе оцінити твої інтереси й риси характеру. Насамперед, гарненько обміркуй, чого ти прагнеш від професії. У якій сфері діяльності тобі було б цікаво працювати, який спосіб життя ти плануєш вести, наскільки важлива для тебе висока заробітна плата й багато чого, багато чого іншого. І, звичайно ж, обов'язково врахуй свої здібності. Не варто мріяти про кар'єру програміста, маючи трійку по алгебрі.
Крім того, непогано б проаналізувати, які професії зараз користуються особливим попитом у роботодавців, а на які попит виросте років через п'ять, коли ти закінчиш навчання. У першому випадку кращий помічник – газети й сайти по працевлаштуванню, а в другому – прогнози соціологів, які можна знайти в інтернеті, і власний здоровий глузд.

Обов'язки секрктаря

          Обов'язки. 

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;
оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, тощо. ;
підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
оформлення протоколів розсилок виписок з них;
аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;
підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;
прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
організація прийомів відвідувачів;
прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.


Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговування. Зокрема:

технічне забезпечення роботи керівника;
підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
організація прийому працівників і відвідувачів;
телефонне обслуговування;
підготовка відряджень;
організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
стенографування;
контроль за святковими і ювілейними датами;
обробка пошти;
машинописні роботи;
збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;
збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Сучасні вимоги.
Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти такими якостями:

мати професійний імідж;
добре володіти мовою і письмом;
володіти хорошою пам'яттю;
добре орієнтуватися у часі;
тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
вміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;
освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
бути енергійним, проявляти ініціативу;
швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;
підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
контролювати фінанси офісу;
бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.



Класифікація секретарів.
Є декілька позицій, які займають секретарі:  - дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога - вміння триматися і акуратність. На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY - помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як російською, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, старанності. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери ... Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Основні функції секретаря.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:  знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Професія "Діловод" (секретар-референт)

             Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається прийшовши в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.


Секретар повинен бути завжди в "формі": ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., Вміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати "нюанси" справи, що дозволяє вільно виходити з важких ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди на виду і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, бере участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.