Обов'язки секрктаря

          Обов'язки. 

Без особливого роду знань, умінь і навичок секретареві не справиться зі своїми обов'язками. А в обов'язки входить:

облік, реєстрація, розгляд і підготовка поступаючої кореспонденції для доповіді керівництву;
оформлення (в тому числі друкування) і розсилка розподільних документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, тощо. ;
підготовка по вказівці керівника і узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень і інших документів;
оформлення протоколів розсилок виписок з них;
аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;
підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;
прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
організація прийомів відвідувачів;
прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка по підрозділах і розсилка поступаючої, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на державне зберігання і у внутрішній архів фірми.


Крім роботи з документами в обов'язку секретаря включаються функції по бездокументарному обслуговування. Зокрема:

технічне забезпечення роботи керівника;
підготовка і організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;
організація прийому працівників і відвідувачів;
телефонне обслуговування;
підготовка відряджень;
організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;
стенографування;
контроль за святковими і ювілейними датами;
обробка пошти;
машинописні роботи;
збір ділової інформації і її реферування по завданню директора;
збір матеріалів для доповідей і мов керівника;
ведення табеля обліку робочого часу і т.д.

Сучасні вимоги.
Щоб відповідати сучасним вимогам, секретар повинен володіти такими якостями:

мати професійний імідж;
добре володіти мовою і письмом;
володіти хорошою пам'яттю;
добре орієнтуватися у часі;
тримати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;
вміти красиво оформляти звіти, вести ділову переписку керівника;
освоювати розробки новітніх комп'ютерних програм для офісу;
бути енергійним, проявляти ініціативу;
швидко знаходити взаєморозуміння з колегами і клієнтами;
підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;
контролювати фінанси офісу;
бути обачним в конфіденційних, делікатних питаннях фірми.



Класифікація секретарів.
Є декілька позицій, які займають секретарі:  - дівчина, працююча на телефоні. У її обов'язку входить відповідати на питання, зустрічати і проводжати гостей і клієнтів. На цій посаді необов'язкове знання іноземної мови. Основна вимога - вміння триматися і акуратність. На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку дівчина повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.

Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER, який займається організацією офісу.

Сама ж висока посада PERSONAL SEKRETARY - помічник генерального директора або президента. У цьому випадку дівчина працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як російською, так і на англійських мовах, супроводить директора у відрядження. Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості, старанності. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, але й ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації. Але і це не межа. Можна вирости з секретаря в менеджери ... Специфіка і складність роботи секретаря пов'язана з тим, що вона завжди на очах, в центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він як би безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в колективі надзвичайно важлива і не замінима.

Основні функції секретаря.

Основні функції секретаря.

Важливу роль грає професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:  знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документарному забезпеченні фірми і безпосередньо керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп'ютер, телефон, факс, ксерокс);
знання, пов'язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв'язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників;
знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловій переписці і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня і обслуговуванні співробітників фірми.

Професія "Діловод" (секретар-референт)

             Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким стикається прийшовши в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки. Від поведінки секретаря багато в чому залежить не тільки престиж фірми, в якій він трудиться, але часом і успіх партнерів і клієнтів фірми.


Секретар повинен бути завжди в "формі": ретельно і продумано одягнутий, охайний, готовий швидко і кваліфіковано виконати дані йому доручення., Вміти спокійно, без розгубленості, різкості, суєти і з достоїнством вирішувати питання в рамках своєї компетенції. Йому необхідний дар відчувати "нюанси" справи, що дозволяє вільно виходити з важких ситуацій, зокрема, не бачити і не чути того, чого не треба бачити або чути. Секретар завжди на виду і в курсі багатьох справ: вести роботу з документами, бере участь у проведенні ділових зустрічей і переговорів, відповідати на телефонні дзвінки і сам робити розпорядження за дорученням керівництва, здійснювати запис відвідувачів на прийом. Але іноді доводиться робити і разові доручення, наприклад, передачу грошей, міжміську телефонну розмову, відвідувати хворого товариша по службі і так далі.

Через секретаря здійснюється зв'язок керівника з підлеглими і зовнішніми світом. Здатність орієнтуватися в складному різноманітному потоку інформації, правильно, чітко і оперативно класифікувати її часто визначає оперативність роботи відділів і навіть всієї установи.